House of Expertise for Research & Training

دليل السياسات الفنية

        إن تحقيق أكبر قدر من الأهداف التي تقوم عليها أي مؤسسة يعتمد في المقام الأول على نظم العمل المختلفة التي تعتمدها المؤسسة و جودة  الإدارة، وليس هناك شك في أن وجود مرجع موثق لكافة النظم والأساليب الإدارية للمؤسسة هو الضمان الفعال والسياج الواقي من التجاوزات، ذلك أن وجود هذا المرجع (دليل السياسات) هو خير ضمان للوثائق الأساسية للمؤسسة. فدليل السياسات للمؤسسات المختلفة هو المرجع الأساسي الذي يوثق فيه كافة المبادئ التي تقوم عليها أنشطة العمل المختلفة، وهو مصدر تحديد المسئوليات والواجبات الوظيفية في مستوياتها الأفقية والرأسية. فمحتوى هذا الدليل ليس قاصرا علي السياسات العامة فقط، إنما يتضمن أيضا الخطوات التنفيذية للأعمال التي تؤدي إلي توفير ضمانات تحقيق الأهداف المرجوة، والأفكار التي يمكن أن يتضمنها الدليل لا يمكن أن تنبع من خارج المؤسسة فهي بناء تأتي لبناته من نتاج الطبيعة الخاصة (جداً) لكل مؤسسة، ذلك لأن هذا الدليل ليس مجلداً فاخراً وجيهاً يُضم إلي قائمة مكتبة المؤسسة، بل هو كياناً عضوياً يضاف إلي قائمة أصول المؤسسة (المعنوية).

        كما أن المستهدف من إعداد دليل لسياسات المؤسسة ليس إضافة نظم أساليب أو فكر جديد مغاير لما هو معمول به في المؤسسة، إنما يستهدف تنظيم وتأصيل وتوثيق ما هو قائم بالفعل. وإسناد تصميم وإعداد دليل السياسات إلى جهة خارج المجال الإداري للمؤسسة يقوم على أن النظرية التحليلية المحايدة (الخارجية) تكون أكثر قدرة على إدراك عناصر الخلل وتشخيص أسبابه الأصلية (الحقيقية) والتوصل إلى الأساليب الأنجح في العلاج.

          ويشتمل دليل السياسات على الأبواب التالية:

    ·   إقرار البديهيات العصرية لفعاليات العمل (المبادئ العامة للعمل) .

 · بناء الإطار الرمزي المناسب لاستيعاب مفردات العمل وربط هذا الإطار الرمزي بالتعبيرات الوظيفية الطبيعية (نظام التكويد).

   ·   تنظيم وربط العلاقات الوظيفية في مستوياتها الرأسية والوظيفية (الهياكل الوظيفية).

  ·   ربط المهام والواجبات بالوظائف (توصيف الوظائف).

   ·   تحديد الخطوات المناسبة لكل من المهام والواجبات (الإجراءات).

   ·   تحديد المسارات والأساليب والعلاقات للوثائق والملفات والسجلات (الدورات المستندية).

   ·   بناء الملفات الكمبيوترية لمادة الدليل في قرص الحفظ (أتمته الدليل).

     هل هناك حاجة ملحة لدليل السياسات؟

1 - هل سيكون هناك العديد من الردود المتباينة عند سؤال العاملين بالمؤسسة عن هدفها ؟     

2ـ هل يجيب العاملون في الإدارة الواحدة عن سؤال: ما هو هدف إدارتك .. بإجابات متعددة ؟

3ـ هل يحدث أن تتردد القيادة ولو قليلا بين إسناد عمل ما إلى إدارة ما وبين إسناده إلى إدارة أخري بالمؤسسة ؟

4ـ هل أجاب أحد المرءوسين: أن ذلك ليس من اختصاصي؟

5ـ هل قال أحد المديرين لمرءوسيه: كان يجب أن تعمل كذا قبل كذا؟

6ـ هل هنا احتمال أن لا يعرف مسئول الشئون الإدارية علي وجه الدقة عدد الدفاتر أو الوثائق أو الملفات بالمؤسسة ؟

7ـ هل هناك تصور بأن بعض أعمال المؤسسة يمكن أن تتم بصورة أسرع أو أدق أو أفضل؟

8ـ هل وجدت في عرض التقديم العام لدليل السياسات ما يمكن أن يضاف عن طريقه للمؤسسة ؟

   ·   إذا كانت الإجابة عن بعض الأسئلة السابقة بنعم، فمؤسستكم في حاجة إلي دليل السياسات.

   ·   إذا كانت الإجابة عن كل الأسئلة السابقة  بنعم،  فمؤسستكم في حاجة ملحة إلي دليل السياسات.

   ·   إذا كانت الإجابة عن كل الأسئلة السابقة بلا، فيسعدنا أن نقدم لمؤسستكم التهنئة والتقدير.